Віддалені співробітники : пошук, відбір, оформлення

Багатьом керівникам, напевно, доводилося стикатися з тим, що їхній співробітник хоче «попрацювати вдома». Як ви на це реагували? Швидше за все, ви уявляли, як весело працівник проводить час, зовсім не думаючи про роботу.

Сучасні технології дозволяють роботодавцю не переживати у тому, що його підлеглий «відлинює» від виконання своїх обов’язків. Поява смартфонів та безкоштовних Wi-Fi-зон дозволяють тримати це питання під контролем. Тому буде краще, якщо ви подбаєте про збереження цілісності компанії.

Хто такі віддалені співробітники

Видалений співробітник це спеціаліст, найнятий для виконання певних обов’язків. Причому це можуть бути і штатні працівники, з якими компанія уклала трудовий договір, і фрілансери, тобто фахівці-приватники, яких залучають для виконання певної роботи (наприклад, розробка конкретного проекту).

По суті, поняття віддалений співробітник та фрілансер суттєво відрізняються один від одного і їх не можна плутати.

Найчастіше віддалений співробітник потрібен у наступних сферах діяльності:

• Сфера інформаційних технологій (програмісти, СЕО-фахівці, HTML-верстальники тощо).
• Фінансова сфера (бухгалтери, інженери-кошторисники, спеціалісти банківської справи тощо).
• Торгова сфера (менеджери з продажу, оператори call-центру тощо).
• Сфера освіти (репетитори з різних навчальних дисциплін, тренери, автори рефератів, курсових та дипломних робіт тощо).
• Сфера адміністративної діяльності (адміністратори збору заявок та формування баз даних, розшифрувальники текстових матеріалів, помічники тощо).
• Рекламна та маркетингова сфери, ЗМІ (фахівці PR та SMM, копірайтери, редактори, мережеві маркетологи тощо).
• HR-сфера (менеджери з кадрів, спеціалісти з підбору кадрів тощо).
• Сфера фотографії, відео, дизайну (графічні або веб-дизайнери, відео-оператори та спеціалісти з монтажу, ілюстратори, фотографи тощо).
• Консультаційна сфера (фахівці-консультанти, менеджери проектів тощо).
• Інші сфери (страхові агенти, турагенти тощо).

Якщо вірити прогнозам, то до 20% громадян до 2020 року набудуть статусу «віддалений співробітник вдома». Вже сьогодні деякі компанії практикують таку форму роботи.

Плюси та мінуси, якщо співробітник працює віддалено

Нещодавно було проведено опитування, в якому взяли участь 500 віддалених співробітників. Перед дослідниками стояло завдання: порівняти рівень задоволеності віддалених та офісних працівників.

Фахівці були дуже вражені отриманими результатами. Віддалені співробітники виділили у своїй системі роботи цілу низку переваг:

1. Близько 91% респондентів вважає, що вдома вони працюють продуктивніше.
2. Людям більше подобається працювати без вихідних, але бути меншими зайнятими протягом дня (менша кількість годин). Вони почуваються щасливішими, на відміну від людей, що працюють у нестандартному режимі (наприклад, ночами, з суботи по середу тощо).
3. Оцінюючи свій рівень задоволеності роботою (за 10-бальною шкалою), середня оцінка віддалених працівників становила 8,1 бала, а офісних працівників – 7,4 бала.
4. Відповідаючи про те, чи цінують їх керівництво та колеги, оцінка віддалених співробітників склала 7,9 балів, а офісних – 6,7 балів.

Критика з боку керівництва та аналіз ефективності роботи віддаленими співробітниками сприймається набагато легше, ніж при роботі в офісі (як правило, цей процес проходить досить болісно та пов’язано з певними проблемами).

Рекомендовані статті на цю тему:

• Як зробити бізнес успішним і не стати «пожежником» своєї компанії
• Автоматизація бізнес-процесів – реальна користь чи зайвий головний біль?!
• Як відладнати антикризове управління на підприємстві

Проте віддалена робота має і недоліки, яким часто не приділяють належної уваги ні з боку керівництва, ні з боку самих співробітників.

Нижче запропоновано результати дослідження, метою якого було виявлення негативного впливу віддаленої роботи на корпоративну культуру:

1. Так, 27 % віддалених співробітників не могли повноцінно працювати через відсутність підтримки з боку колег (листування та чат не замінять простого людського спілкування).
2. Оцінюючи взаємини з іншими співробітниками, віддалений співробітник поставив 7,9 балів, а офісний – 8,5 балів (за 10-тибальною шкалою).
3. Співробітники, яким віддалена система роботи була «нав’язана», почувалися нещаснішими, ніж ті, хто зробив це добровільно. Цей факт вкотре свідчить про соціальності людини, підтверджуючи необхідність звичного взаємодії з колегами та іншими людьми.

За результатами опитування можна дійти невтішного висновку, що застосування віддаленої системи роботи перетворюється на новий етап розвитку. Тепер віддалений співробітник за меншу кількість часу може зробити набагато більше, ніж за цей час зробить співробітник, що знаходиться в офісі.

Звичайно, керівництво має зробити вибір між незначним зниженням продуктивності та погіршенням корпоративної культури, що є наслідком того, що співробітники не знайомі між собою та позбавлені можливості обговорювати свої ідеї, радитися.

Вас також може зацікавити: Як налагодити антикризове управління на підприємстві

3 поширені помилки про найм віддалених співробітників

Видалені співробітники ставлять під загрозу дані компанії

Деякі вважають, що витік інформації неминучий, якщо його передавати через сторонні сервери. Проте ризик витоку можна звести до мінімуму, якщо скористатися послугами ІТ-пошника високої кваліфікації.

В арсеналі професійних IT-команд є чимало способів, що здобули світове визнання. Такі віддалені співробітники можуть захистити від несанкціонованого вторгнення комп’ютер будь-якого керівника, оскільки використання хмарних технологій дозволяє працювати зі спеціальними програмами. Крім цього, інформація буде в більшій безпеці, якщо застосувати VPN та двофакторну автентифікацію.

Звісно, ​​якщо співробітник захоче викрасти дані, він це зробить незалежно від цього, де працює: вдома чи офісі. Так що офісний режим роботи не гарантує стовідсоткову безпеку, тут все залежить від людських якостей.

Віддалена робота підвищує витрати

Серед роботодавців поширене переконання, що віддалений працівник вимагає великих витрат, оскільки потребує використання додаткових технологій. Але це, як правило, не відповідає дійсності. Звичайно, іноді керівництву доводиться витратити деякі кошти на придбання та доставку обладнання. Але ці витрати себе виправдовують.

Це цілком зрозуміло. Насамперед, роботодавець звільняється від орендної плати (офіс та меблі), від забезпечення додаткових благ (кава, чай, ксерокси тощо). Крім цього, існують країни, в яких зниження вуглецевого газу компанії відбивається на податках, а дистанційним працівникам не треба щодня користуватися транспортом, щоб потрапити на робоче місце.

Віддалена робота вбиває культуру компанії

Віддалений співробітник не може повністю відчути корпоративний дух – це правда. Проте успіх компанії безпосередньо залежить від ставлення керівництва до своїх підлеглих, а не від того, як часто вони можуть поговорити один з одним. Отже, лише правильно організована комунікація сприяє збереженню корпоративної культури.

Завдання менеджера показати, що співробітник дуже потрібен компанії і багато для неї означає (особливо якщо він працює віддалено). Отже, зовсім не обов’язково регулярно спілкуватися з підлеглими, щоб працівники були налаштовані позитивно, а в компанії панувала дружня атмосфера.

Хто найчастіше шукає віддалену роботу

Видалений співробітник, як правило, відноситься до однієї з наступних категорій:

Жінки у декреті

Молоді мами, які бажають підробити. Вони можуть жити в будь-якому місті. Їм найбільше підходить робота з вільним тимчасовим графіком, який вони можуть приділяти близько п’яти годин на день.

Такий режим дозволяє їм поєднувати догляд за дитиною, сімейне життя та заробіток. Таких жінок можна задіяти і в адміністративній діяльності, і колективній. Головне, щоб обов’язки, що виконуються, не вимагали дотримання чіткого графіка (наприклад, спілкування з клієнтами по телефону, прийом заявок тощо).

Основні критерії: жінки до 38 років, що проживають в регіонах.

Переважні вакансії: адміністратор соцмереж, оператор вхідних/вихідних дзвінків.

Можливі ризики: відсутність досвіду роботи, недотримання термінів виконання доручення.

Люди, обмежені ринком праці

Йдеться про людей, які не можуть знайти офлайн-роботу через те, що вони мешкають у невеликих населених пунктах або є інвалідами. Нерідко можливість працевлаштування таких людей практично дорівнює нулю. Звичайно, життя на цьому не зупиняється, тому їм доводиться шукати вихід із ситуації, а віддалена робота – дуже гарне вирішення проблеми.

Це можуть бути фахівці абсолютно різної спрямованості та кваліфікації, яким підійде будь-який графік роботи, оскільки нерідко це єдиний спосіб заробити та вижити. Для роботодавця такий віддалений співробітник може стати справжньою «знахідкою». Нерідко їм доводиться переучуватися, тому що їхній попередній досвід роботи може не відповідати тому, який необхідний для онлайну.

Основні критерії: чоловіки та жінки будь-якого віку, без обмежень за місцем проживання.

Переважні вакансії: будь-яка робота. Головне, на що треба звернути увагу, це бажання працювати і потенціал претендента, оскільки цим людям властива висока самоорганізація та почуття відповідальності.

Можливі ризики: невисокі професійні навички.

Вільні художники

До цієї категорії належать люди, яким необхідно в даний час бути вільними, або, вони люблять подорожувати. Вони почуваються комфортно, коли можуть виконувати роботу з філіжанкою кави в руках, сидячи у затишному кафе.

Такий віддалений співробітник вміє поєднувати особисте життя та процес «заробляння» на його гідне забезпечення. Якийсь час ми спостерігали за такими людьми і дійшли висновку, що вони, як правило, освоюють таку сферу діяльності, де не потрібне «пряме» спілкування з людьми.

Основні критерії: чоловіки та жінки будь-якого віку, без обмежень за місцем проживання, з креативним мисленням.

Переважні вакансії: маркетологи, контент-менеджери, технологи чи помічники керівника.

Можливі ризики: низькі рівень самоорганізації, порушення термінів здачі роботи, зниження ефективності праці.

Експерти

Це фахівці високої кваліфікації, справжні майстри своєї справи. Такі співробітники використовують будь-яку можливість для самовдосконалення та саморозвитку. Звичайно, вони однаково ефективно можуть працювати як вдома, так і в офісі, тому що єдине, що їм цікаво, – це їхня робота. Вони гарантують якісний результат, тому що мають високі професійні навички.

Основні критерії: найчастіше, чоловіки, які відповідально ставляться до роботи і мають високий рівень самоорганізації. Гарантують високу якість роботи.

Переважні вакансії: програмісти, інтелектуали, спеціалісти-техніки, управлінці, що керують віддаленими співробітниками, спеціалісти вузької спрямованості.

Ймовірні ризики: професійних ризиків немає, але необхідно забезпечити високу оплату праці.

Пошук дистанційних працівників: 5 варіантів

Біржа праці

Різні майданчики з пропозиціями вакансій. В оголошенні обов’язково вказати: робота на дому або потрібен дистанційний працівник. На деяких ресурсах та майданчиках, націлених на працевлаштування, є окремі розділи, які відзначені як «віддалена робота».

Соцмережі

Досить дієвий спосіб, якщо вам потрібні працівники на віддалену роботу. Від вас буде потрібно розробка банера з повідомленням про вакансію. Потім ви запускаєте таргетовану рекламу у популярних соціальних мережах (Facebook, ВК та ОК). Також, ви можете розмістити платне та безкоштовне оголошення про прийом на роботу у тематичній спільноті.

Окрім цього, можна відвідати спільноти, в яких претенденти розміщують свої резюме та ознайомитися з матеріалами користувачів, що ведуть групи, тематика яких аналогічна до вашої сфери діяльності.

Територія розміщення вакансії

Дуже важливо дотримуватися географічного аспекту пошуку. Наприклад, компаніям, розташованим у великих містах при наборі віддалених співробітників на звичайні посади, варто звернути увагу на регіони. Але, якщо вам потрібен спеціаліст високої категорії, то, звичайно, зосередьтеся на великих містах, адже ви зацікавлені насамперед у професіоналізмі здобувача.

Якщо вам потрібен IT-фахівець, то краще скористатися українськими майданчиками, практика показує, що саме там зосереджено велику кількість дуже розумних програмістів.

Якщо вам потрібні віддалені співробітники для роботи в кол-центрі або інші фахівці, до обов’язків яких буде входити спілкування з клієнтами по телефону, то тут, звичайно, треба задіяти тільки українські ресурси. Безглуздо шукати грамотну і чисту українську мову в будь-якій іншій країні або в якійсь глибинці (діалекти, особливості говірки та вимови можуть погано позначитися на ефективності роботи).

Спеціалізовані ресурси

Є чимало порталів та ресурсів, що сприяють пошуку фахівців високої кваліфікації, експертів своєї справи. Знайти їх нескладно, якщо ввести в пошукову систему відповідний запит.

Біржі фріланса

Сьогодні все популярнішими стають біржі праці, завдяки яким можна здійснити набір працівників для віддаленої роботи. Звичайно, там найчастіше реєструються спеціалісти, які працюють «від замовлення до замовлення», інакше кажучи, фрілансери, але туди також варто зазирнути.

Складаючи оголошення про вакансію, зауважте, що ви розраховуєте на тривалу співпрацю, а не на виконання короткострокової роботи. Крім цього, радимо згадати, що ви не вітаєте підробіток в інших компаніях.

Популярними біржами фрілансу визнано такі майданчики, як freelance.ru, work-zilla.com, FL.ru та деякі інші.

Правильний набір віддалених співробітників: покрокові інструкції

Крок 0. Вирішуємо для себе: чому ми наймаємо віддалених співробітників

Перш ніж почати шукати свого віддаленого співробітника, ви повинні відповісти на питання наступні запитання:

1. З якою метою найму працівника? Які обов’язки виконуватиме віддалений співробітник? Які виробничі завдання вирішуватиме?
2. Які якості повинні бути притаманні працівникові, щоб він успішно вирішував поставлені перед ним завдання? Яка має бути освіта, кваліфікація, досвід роботи?
3. Яку заробітну плату готові платити? Встановіть мінімальний і максимальний розмір заробітку (суму не варто озвучувати в оголошенні або співбесіді, допустимі межі ви повинні визначити, перш за все, для себе).

Крок 1. Складаємо опис вакансії

Якщо вакансію відкриває така популярна компанія, як Google, то потреба у докладному поданні відпадає сама собою. Здобувачі розуміють, що гідна компанія запропонує гідну роботу. Але якщо ви ще не є такою, то люди знатимуть про вас тільки те, що ви повідомите їм у вакансії.

Текст має бути позитивним, чесним та неформальним, щоб викликати відповідні емоції у читача. Наприклад, ви керуєте компанією, колектив якої складається з молоді, а відносини між членами команди більше схожі на дружні, ніж на ділові. Виходить, сухий офіційно-діловий стиль тексту для вашого оголошення просто не підходить.

Представте вакансію, що відкрилася так, як ви запропонували б хорошому знайомому стати членом своєї команди. Не забудьте закінчити словами: «Чекаємо на Ваше резюме за адресою…».

Крім цього, не забувайте про чесність. Погодьтеся, ви матимете «блідий вигляд», якщо співробітник розчарується, не отримавши обіцяного і викривши вас в обмані.

Крок 2. Вивчаємо резюме що надійшли

Деякі впевнені, що резюме не може представляти будь-якої цінності для роботодавця. Ми хочемо оскаржити цю помилку. Ми вважаємо, що резюме – це перше, що має надати кандидат на посаду. Насамперед, у вас з’явиться можливість ознайомитися з деякими фактами трудової біографії здобувача: освіта, стаж та досвід, попереднє місце роботи тощо.

На перший погляд наявність розділу «Хоббі» зовсім не обов’язково. Але ми з цим не погоджуємося, тому що інтереси людини, те, чим вона займається у вільний час, може охарактеризувати її набагато краще, ніж будь-які трудові характеристики. Тому що це те, що дійсно цікаве людині, тому що вона це робить «на своє задоволення». Саме цей розділ може розкрити справжню мотивацію майбутнього працівника.

Окрім цього, варто звернути особливу увагу на те, як оформлено резюме. Наприклад, що ви подумаєте, якщо майбутній дистанційний співробітник надсилає вам документ, в якому вказано зовсім інший адресат? Швидше за все, ви вирішите, що він недостатньо уважний чи розсіяний.

А може йому просто нецікава ваша пропозиція, і він надіслав документ «на автоматі»? Адже чомусь він не виправив назву компанії-адресату. Вам цікавий цей кандидат? Навряд чи. Значить, буде цілком логічно, якщо ви просто подякуйте людині за надану інформацію та участь.

Отже, резюме треба вимагати, але не треба вірити всьому, що в ньому написано. Досить часто воно не відповідає дійсності: хтось може дуже красиво розповісти про себе і бути «ніяким» фахівцем, а хтось, навпаки, професіонал екстра-класу, але резюме правильно скласти не зміг.

Крок 3. Проводимо анкетування, звужуючи коло кандидатів.

Якщо вас зацікавили чиїсь резюме, запропонуйте кандидатам відповісти на запитання анкети. Для створення форми можна використовувати Google Drive. Вона не повинна бути надто об’ємною (досить і 10-ти питань), інформативність – насамперед.

Анкета має містити ситуативні питання, щоб мати уявлення про деякі професійні навички кандидата до проведення співбесіди. Наприклад, «Як ви зробите в такій робочій ситуації?».

Крім цього, поцікавтеся, яку заробітну плату розраховує претендент. Ми впевнені, що людина повинна за роботу отримувати стільки, скільки вона хоче. Отже, якщо він озвучує цифру, яка перевищує ту, яку ви готові запропонувати, то подальша розмова не має сенсу.

Навіть якщо ви знайдете компроміс, одна із сторін буде незадоволена: або працівник, отримуючи незадовільну зарплату, або роботодавець, який «не вписується» до свого бюджету. Результат у таких взаємин, як правило, вирішено наперед.

Поцікавтеся, який годинник роботи (за московським часом) віддає перевагу віддаленому співробітнику і подивіться, скільки робочих годин у вас збігається (бажано хоча б чотиригодинний збіг графіка).

В результаті анкетування у вас має залишитися 3-5 осіб, яких ви вважаєте найперспективнішими кандидатами. Не забудьте подякувати всім, хто брали участь в анкетуванні, а з тим, хто залишився, переходимо на наступний етап – співбесіду.

Крок 4. Проводимо співбесіду

З огляду на те, що вам необхідний віддалений співробітник, не йдеться про особисту зустріч. Співбесіду можна провести, наприклад, Skype.

До початку співбесіди у вас має бути готовий перелік питань, які будуть задані всім претендентам (це дасть можливість об’єктивно оцінити кандидатів). Ви можете запропонувати ситуативні питання та поцікавитись минулими заслугами людини (освіта, попередні місця роботи тощо).

Бажано, щоб під час співбесіди ви провели невелике тестування для визначення ключових професійних умінь та навичок.

Припустимо, вам потрібний дистанційний співробітник – програміст. Запропонуйте йому вирішити відповідне завдання, наприклад, нехай він розшарить Google-документ. Ви спостерігаєте за його роботою відразу, перебуваючи у прямому ефірі.

Якщо вам потрібен співробітник служби підтримки, його основними якостями повинні бути акуратність, грамотність і уважність. Отже, як тест можна запропонувати текст, у якому допущені помилки, і подивитися, що як швидко він побачить і виправить.

Кандидату в маркетологи запропонуйте кейс з теорії. Наприклад, компанія займається виробництвом тапочок, які планує продавати у готелі. Як краще підійти до вирішення цього завдання?

Видалений співробітник аналітик займатиметься обробкою інформації, отже, претенденту можна надати деякі (вигадані) статистичні дані та попросити провести аналіз за деякими параметрами (наприклад, встановити час знаходження на сайті, найпопулярніші сторінки тощо).

Досить складно виявити, як чесно агент зі збуту, продажник підійшов до складання резюме, якщо не попросити його «зараз зателефонувати потенційному клієнту і спробувати продати вашу продукцію».

Під час співбесіди слід взяти до уваги:

• Кандидат зазнає хвилювання. Стресова ситуація негативно позначиться якості вирішуваних завдань.
• Ви повинні виявити основні професійні навички, тому тестування має включати завдання, притаманні конкретній спеціальності.
• Не нехтуйте зворотним зв’язком. Після виконання завдання необхідно дати оцінку виконаній роботі (позначте позитивні моменти та згадайте про те, що пройшло не зовсім гладко).
• Скористайтеся можливістю провести тестування у спокійній обстановці. Запропонуйте попрацювати вдома. Наприклад, «Рішіть це завдання і надішліть результат завтра до 11.00». Важливо: встановіть конкретні терміни виконання (дізнаєтеся, наскільки властива пунктуальність).

Моменти, здатні полегшити «муки вибору»:

• Фіксуйте свої враження відразу після закінчення співбесіди. Якщо ви спілкуєтеся з декількома претендентами, які змінюють одне одного, легко заплутатися.
• Довіртеся інтуїції. Якщо хтось із претендентів викликає сумнів – припиніть знайомство. Практика показує, що такі передчуття виправдовуються.
• Вам потрібен один віддалений співробітник, а у вас два гідні претенденти? Проведіть додаткове тестування, перевірку. Людям можна повідомити, що вам потрібен час, щоб зробити остаточний вибір між двома кандидатурами.

Великі компанії практикують оплачуваний випробувальний термін, після якого і вибирається найбільш підходящий працівник. Під час стажування зворотний зв’язок має здійснюватися не рідше одного разу на два дні. Поцікавтеся, що думають про стажера ваших колег.

• При наймі співробітника більше уваги приділяйте його ставленню до роботи. Професійні навички – справа наживна, а ось відношення змінити практично неможливо.

Як зареєструвати віддаленого працівника

Реєстрація віддаленого працівника здійснюється після подання окремих документів

Документ, що посвідчує особу (паспорт).

• Трудової книжки (крім випадків першого працевлаштування чи сумісництва).
• Свідоцтво про державне пенсійне страхування.
• Військового квитка або документ про постановку на військовий облік (обов’язково для військовозобов’язаних та людей призовного віку).
• Диплом або інший документ про освіту, що свідчить про наявність певних професійних знань (якщо робота потребує спеціальних знань).

Щоб працевлаштувати дистанційного працівника, роботодавець повинен:

1. Прийняти від співробітника перелічені вище документи.
2. Надати для ознайомлення нормативні акти, які працівник повинен знати на виконання обов’язків.
3. Укласти трудовий договір віддаленого працівника.
4. Видати наказ про прийом нового працівника.
5. Заповнити форму Т-2 (особова картка).
6. Зробити запис у трудову книжку (крім випадків взаємної домовленості про те, що запис про віддалену роботу не буде внесено).

Віддалений співробітник повинен бути включений до штату компанії і мати ті ж права, що й інші працівники. Жодного «особливого становища» чи винятків закони не передбачають.

Проте, віддалена робота передбачає одну, принципово нову форму взаємодії: обмін документами в електронному вигляді.

І роботодавець, і підлеглий мають надавати підтвердження, що отримано електронний документ, надісланий іншою стороною. Терміни надсилання підтвердження мають бути обумовлені у трудовому договорі.

Щоб такий документообіг був можливим, необхідно отримати електронний підпис. Електронним документом можна вважати інформацію, підтверджену електронним підписом, оскільки вона прирівнюється до підпису та друку, що ставляться на паперових примірниках.

Електронний документообіг відкриває перед роботодавцем такі можливості:

1. Укладання трудового договору (якщо це стосується віддаленої роботи).
2. Отримання підпису під нормативними актами, надісланими віддаленому співробітнику для ознайомлення.
3. Складання додаткової угоди, на підставі якої можуть бути внесені зміни до трудового договору.
4. Ознайомлення працівника з наказами та розпорядженнями керівника, з іншими документами після ознайомлення з якими підлеглий повинен поставити свій підпис.

Електронний документообіг дозволяє працівникові надсилати різні документи (заяви, пояснювальні тощо) своєму роботодавцю.

У трудовому договорі має бути зазначено місце його укладання. Як правило, це адреса, за якою знаходиться роботодавець.

У договорі необхідно вказати місце, де працюватиме віддалений співробітник.

Як робоче місце віддаленого співробітника дозволено вказати його адресу проживання.

Трудовий договір про віддалену роботу може містити додаткові умови. Наприклад, про використання у своїй роботі певних засобів захисту даних, програм, обладнання та інших засобів, які роботодавець вважає за необхідне. Причому обладнання та засоби можуть бути надані керівництвом компанії, а можуть бути просто рекомендовані.

Таким чином, робота в Інтернеті дистанційним працівником прирівнюється до роботи в будь-якій іншій компанії.

Співробітники, що працюють віддалено, мають право на всі компенсації та гарантії, передбачені Трудовим кодексом, якщо вони працюють на підставі укладеного трудового договору (тобто офіційно працевлаштовані). До таких відносяться:

• Оплачувана відпустка тривалістю 28 календарних днів (не менше), яка має надаватися щорічно.
• Додатковий та навчальний відпустки.
• Виплати допомоги з тимчасової непрацездатності (лікарняні листи у зв’язку з хворобою, пологами тощо).

Матеріал для завантаження:

Трудовий договір віддаленого співробітника

Наказ про прийом на роботу віддаленого співробітника

Як організувати віддалений доступ співробітників

Переконайтеся в наявності доступу до Інтернету

Якщо ваша компанія працює в режимі «віддалення», то Інтернет – це ваш простір. З ним пов’язані всі робочі процеси: інформування, обмін даними, спілкування, облік, контроль.

Для нас справжньою знахідкою став хмарний CRM. Це віртуальне середовище доступне в будь-якому місці планети. Для того щоб увійти в нього, зовсім не обов’язково наявність сервера або дротів, достатньо будь-якого пристрою, що підтримує Інтернет.

Є вихід в Інтернет, що відповідає швидкості – можна приступити до роботи.

Використовуйте хмарні програми

Для ефективної роботи вам потрібно буде керувати бізнес-процесом: ставити завдання, враховувати час і контролювати виконання роботи, подбати про збереження інформації.

Чим користуватися? Ми рекомендуємо такі хмарні програми:

• Basecamp, Active Collab, Wrike або Trello – це програми-планувальники. Вони підходять для систематизації управління проектами;
• Google Диск, Хмара Mail.ru, Яндекс.Диск або Dropbox – програми зберігання інформації;
• Viber, Skype, Telegram або Slack – месенджери, які є найбільш зручними для спілкування.

Насправді розроблено безліч хмарних програм. Головне, не розгубитися та вибрати ту, яка найкраще відповідає вашим потребам. При цьому можна керуватися такими принципами: простота, швидкість та доступність.

Крім цього, зверніть увагу на наявність «нагадників» (іноді це просто необхідно). Нерідко планувальники оснащені безліччю опцій, які абсолютно марні, тому функціонал має бути максимально простим.

Складено план, поставлені завдання – приступайте до реалізації.

Використовуйте IP-телефонію

Основна частина успішного продажу здійснюється за допомогою телефонного зв’язку (33 – 92 %). Втративши її, ви ризикуєте втратити клієнтів. Звичні телефонні апарати мають на увазі постійну присутність в офісі, отже, віддалений співробітник – це не ваш варіант. Використання мобільних для регулярних розмов – дороге. Причому, опинившись поза зоною дії мережі, можна пропустити дзвінок.

Віртуальна телефонія – ідеальне вирішення проблеми:

1. Задіяна хмара, тому не важливо, де саме знаходиться співробітник.
2. Єдиний номер, який можна використовувати у будь-якій точці світу.
3. Підтримка провайдера може знадобитися будь-якої миті, і ви її отримаєте (технічна допомога, відповіді на запитання, підказка до дії).
4. Обмін електронними документами можна здійснювати без особистого спілкування, просто надіславши оригінали документів.

Чек-лист, необхідний керівнику, для ефективного використання АТС:

• Прослуховуйте дзвінки (ви повинні знати, як працює співробітник, наприклад інтернет-магазину віддалено).
• Слідкуйте за пропущеними викликами (ви зрозумієте, чому не всі клієнти можуть додзвонитися).
• Поєднуйте з CRM.
• Встановіть переадресацію (ваші підлеглі будуть цілодобово на зв’язку).
• Слідкуйте за статистичними даними (ви бачитимете «повну картину» роботи компанії).

Встановіть KPI

Припустимо, ви прийняли двох співробітників, наприклад Федю та Колю, для виконання ідентичних завдань. Вони працюють за загальноприйнятим графіком (вісім годин на день із понеділка по п’ятницю). І одного разу ви помічаєте, що Федя «колює» всі вісім годин, а у Колі завжди залишається кілька годин, які він витрачає «на себе, коханого».

Звичайно, ви приходите до висновку, що коліних «послуг» ви більше не потребуєте і прощаєтеся з ним. Однак пізніше з’ясовується: Коля справлявся з поставленим завданням за шість годин, а час займався самоосвітою, а Вася не в змозі виконати денну норму і за вісім годин. Виходить, що ваше рішення було поспішним.

Для будь-якого керівника важливішим є результат, ніж кількість часу, яке витрачено для його досягнення. Тому, якщо ви переходите в режим віддаленої роботи, необхідно встановити ключові показники ефективності (KPI). Причому систему оцінювання повинні розуміти не тільки ви, а й дистанційний співробітник.

Принцип дії наступний:

1. Співробітник вносить свій місячний та квартальний план до таблиці Google Docs.
2. Наприкінці звітного терміну проводиться підбиття підсумків (співробітник зазначає виконані та невиконані завдання).
3. Керівник, переглядаючи дані, бачить, як справи у кожного співробітника.
4. Віддалений співробітник знає, на що орієнтуватися та які очікування керівництва.

Окрім цього, знати про виконані за конкретний період завдання ви зможете у тому випадку, якщо регулярно проводитимете оперативки та знайомитетесь зі звітами підлеглих. Такий підхід до організації обліку та контролю дозволить уникнути ризику звільнення справді цінного співробітника.

Працюйте над розвитком команди

Може статися, що видалені працівники мають різний кваліфікаційний рівень – це не дуже зручно, тому варто зайнятися навчанням. Відстежуйте тематичні онлайн-курси та освітні програми, тим більше, що в даний час їх цілком достатньо – це копірайтинг, і SEO, і маркетинг, і багато іншого.

Вчитися можна:

• В онлайн-університеті “Нетологія”. Спеціалізація: інтернет-маркетинг різних рівнів (від початківця до експертного).
• Лекторій «Теорії та практики». Спеціалізація: бізнес, мистецтво, дизайн.
• Інтерактивні курси “HTML Academy”. Спеціалізація: HTML та CSS.
• Онлайн-каталог «Coursera» пропонує найчисленніший перелік навчальних курсів (причому не лише російські, а й інших країн).
• Академічний освітній проект “Лекторіум”.

Не забувайте, що спілкування має на увазі двосторонній контакт: ви та віддалений співробітник повинні бути регулярно на зв’язку. Це допоможе вам переконатися в ефективності обраної системи та підкаже шляхи вдосконалення компанії.

Запитуйте, проводьте онлайн-зустрічі та анкетування. Все у ваших руках!

Вас також може зацікавити: Сучасні проблеми розвитку малого бізнесу та шляхи їх вирішення

Управління віддаленими співробітниками: 6 найкращих інструментів

• Basecamp

Basecamp – сервіс, що надає платформу для організації та обговорення спільної роботи. Тут віддалений співробітник знайти може не тільки однодумців та підтримку, але й інструменти, що допомагають організувати роботу: обмін файлами, завдання, контроль часу.

Безкоштовне користування не передбачене. Вартість одного місяця використання – 29 доларів.

• PivotalTracker

PivotalTracker – сервіс керування проектами. Він призначений для планування та контролю роботи віддалених співробітників, відстежуючи ефективність кожного з них. Використання PivotalTracker дозволяє стежити за розвитком проекту на кожному етапі.

Сервіс пропонує інструменти аналітики та візуалізації, що допомагає швидко виявити та оцінити проблемні зони, встановити найбільш вдалі моменти та етапи, що випереджають графік.

Безкоштовно сервіс може використовувати команда, що складається із трьох осіб. В інших випадках доведеться сплачувати від 12,5 доларів.

• Kanbanery

Kanbanery – сервіс, використовуваний членами робочих груп. Він є «дошкою завдань», яку можна використовувати для будь-якого виду робіт, що вимагає тісної взаємодії співробітників. За допомогою даного сервісу можна виявляти проблеми та помилки, формувати звіти, шукати інформацію про будь-який етап або розділ проекту.

Пробний період – 30 днів – надається безкоштовно.

• Jell

Jell – віртуальний офіс. Використання сервісу дозволяє налагодити спілкування, тут кожен віддалений співробітник може поділитися планами, продемонструвати свої успіхи, запитати поради та визначити довгострокові цілі. Jell допомагає співробітникам заощадити час на обробку електронної пошти, оскільки система синхронізує канали зв’язку та миттєво встановлює зворотний зв’язок у реальному часі.

Пробний період – 14 днів – надається безкоштовно. Щомісячний тариф – від 4 доларів.

• Proofhub

Proofhub – сервіс, що підходить і для роботи дистанційних співробітників, і для фрілансерів. У нього досить посунутий функціонал і можливість здійснення управлінських функцій (управління завданнями, контроль ефективності, облік часу). Proofhub дозволяють здійснювати інтеграцію інших програм. Також є мобільна програма, завдяки якій віддалений співробітник завжди може бути на зв’язку.

Пробний період – 30 днів – надається безкоштовно. Найбільш вигідним є індивідуальний тариф, який дозволяє одночасно вести 10 проектів із різною кількістю учасників. Щомісячна вартість використання сервісу – 18 доларів.

• Jira

Jira – інструмент, що включає безліч різних функцій, що дозволяють ефективно керувати проектами. Він підходить для команд з різною кількістю віддалених працівників (від кількох людей до 50 тисяч працівників). За допомогою Jira можна скласти план, який підійде кожному члену команди.

Серед усієї різноманітності інструментів є функція точної оцінки, завдяки якій віддалений співробітник може працювати «в такт» з рештою учасників команди. За допомогою системи звітів можна контролювати проект будь-якому етапі роботи.

Безкоштовного періоду немає. Щомісячна вартість використання сервісу – від 10 доларів.

Як контролювати віддалених співробітників

Незалежно від сфери діяльності та складності завдань кожен віддалений співробітник повинен дотримуватися структури процесу, а ви повинні це контролювати. Тільки при налагодженій системі управління можна знати, як ваш підлеглий вирішує поставлені перед ним завдання, наскільки ефективна його діяльність, як просувається робота над проектом і т.д.

Якщо перед кожним співробітником стоятиме чітко сформульоване завдання (з описом та дедлайном), то зробити щось не так буде досить складно. Створити наочний план роботи та впорядкувати послідовність виконання завдань можна за допомогою планувальника або системи CRM.

Але важливо “не перегнути” зі ступенем контролю. Врахуйте, що віддалений співробітник свідомо вибирає таку форму роботи, він хоче почуватися більш-менш вільним у своїх діях. Такі працівники готові надати компанії свої здібності, запропонувати оригінальні рішення, тому надмірний контроль може спричинити негативні емоції, невдоволення і підштовхнути до звільнення.

Багато в чому саме характер вирішуваних завдань визначає рівень контролю. Іноді можна просто перевірити хід процесу та запросити статистику. Простіше, якщо працівник працює «на результат»: використовуйте дедлайн та перевірте відповідність встановленим критеріям. Ось і весь контроль.

Природно, що багато керівників побоюються того, що віддалений співробітник ухиляється від роботи, багато відпочиває та інше. Але грамотні співробітники так планують свою роботу, щоб витрачати на це менше часу. Так що не зациклюйтеся на тому, СКІЛЬКИ людина працює. Головне, ЯК він це робить (чи дотримується термінів, чи відповідає якість тощо).

Звільнення дистанційного працівника

Процедура звільнення аналогічна тій, яку проходить співробітник за звичайного режиму роботи: насамперед, віддалений співробітник повинен написати відповідну заяву у довільній формі.

Структура заяви стандартна:

• У правому верхньому кутку працівник пише, кому призначається документ (найменування компанії та П.І.Б. керівника) та вказує свої дані (П.І.Б. та посада).
• У центрі «Заява».
• Текст повинен включати причину звільнення (власне бажання або згоду сторін).
• Внизу дата та підпис.

Щоб уникнути спірних моментів, заява засвідчується нотаріусом, робиться кольорове сканування та пересилається роботодавцю.

Віддалений співробітник повинен проінформувати керівника про свої наміри не пізніше, ніж за 2-3 дні до подання заяви та відпрацювати два тижні з дня її подання (якщо це необхідно, і співробітник звільняється без вагомих на те підстав).

Крім цього, керівник має право відправити поштою трудову книжку співробітника лише за наявності його заяви із зазначенням адреси доставки.

Трапляється, що ініціатором розірвання трудового договору є роботодавець (такий варіант має бути передбачений умовами договору). У Трудовому кодексі говориться, що таке звільнення буде законним у разі, якщо трудовий договір підписали обидві сторони. Цей факт враховується у разі вирішення спорів у суді.

Згідно з Трудовим кодексом, віддалений співробітник не повинен бути ущемлений у своїх правах: він має право на захист від довільного звільнення та виплату компенсацій. Звільненому «віддальнику» належить вихідна допомога у розмірі місячного окладу (це дозволить знизити ризики судових розглядів та зберегти лояльне ставлення до компанії).