Trello – це інструмент управління проектами, який використовують як стартапи, так і великі компанії. Сервіс можна використовувати також для домашніх справ та повсякденного життя – як звичайний таск-трекер.
Зовнішній вигляд Трелло схожий на поле з нотатками – проекти та завдання можна організувати у стовпці та легко переміщати, щоб розуміти на якому етапі знаходиться робота.
Популярність Trello багато в чому пояснюється простотою інструменту і тим, що можна використовувати безкоштовно. Платні версії можуть знадобитися, якщо у вашій компанії працює більше 10 осіб і вам потрібні інструменти автоматизації та розширення або з’явилася необхідність стежити за робочими процесами відразу в декількох проектах.
З чого складається Trello?
По суті, Trello зроблено за принципом японської канбан-дошки (простіше кажучи, дошки зі стікерами) та складається з чотирьох основних елементів: робочого простору, самої дошки, списків та карток.
- У робочому просторі Trello будуть відображені всі дошки, які ви маєте. Наприклад, замість того щоб використовувати одну дошку для роботи, навчання та саморозвитку, можна розподілити ці процеси на різні дошки.
- Дошка. Простір, в розрізі якого ведеться планування та робота з якогось конкретного процесу. Наприклад, на одній дошці ви ведете особистий проект, на іншій – домашні справи, на третій – розміщуєте завдання по роботі. Дошка може містити будь-яку кількість списків та карток.
- Списки. Це вертикальні стовпці, які містять картки. Їх можна копіювати, переміщувати та архівувати. Списки можна назвати, наприклад, залежно від етапу: належить зробити, у роботі, зроблено. Саме завдяки спискам зрозуміло, на якій стадії є завдання.
- Картка. Найменша одиниця у Trello з найбільшим функціоналом. Саме в картці ми ставимо завдання, а потім переміщуємо її з одного списку до іншого, щоб відобразити статус завдання. Якщо відкрити картку, можна побачити багато додаткових функцій: додавання файлів, зображень, міток, чек-листів та багато іншого, про що ми поговоримо трохи пізніше.
Trello підійде для будь-якого типу управління командою, як втім і для будь-якої команди, що працює з офісу або віддалено. Цей інструмент підходить не тільки для керівництва, але і для власного тайм-менеджменту.
Скільки коштує Trello?
Як ми вже говорили, інструмент можна користуватися безкоштовно — з мінімальним набором функцій. Але розробники надають великим компаніям або командам, які працюють за декількома проектами відразу, можливість придбати платні версії та отримати додаткові функції.
Безкоштовна версія
Така версія Trello включає максимум 10 дощок; на кількість списків чи карток на кожній дошці обмежень немає. З мінусів: розмір файлу, який можна вкласти, обмежений 10 МБ і не можна використовувати інструменти автоматизації.
Стандарт версія
Коштує $5 за одного користувача на місяць. Можна використовувати необмежену кількість дощок, а розмір файлу, який можна прикріпити до дошки, вже 250 МБ.
Преміум версія
Розрахована на організацію середнього розміру до 100 осіб. Ціна $10 за одну особу. Ви отримуєте всі можливості стандарту, а також розширений функціонал: можливість адміністрування та забезпечення безпеки, пріоритетну техпідтримку, функцію «Спостерігачі». Якщо прокрутити сторінку з тарифами трохи нижче, можна переглянути докладний опис кожної функції. Наприклад, функція “Спостерігачі” дозволяє обмежити дії користувачів у межах конкретної дошки.
Версія підприємство (Enterprise)
Вартість починається з $17,5 за користувача на місяць, але ціна поступово знижується зі збільшенням кількості місць. Наприклад, найнижча ставка становить $7,38 за користувача на місяць для 5000 чоловік. Для цього тарифу Trello пропонує створити цілу екосистему, що включає абсолютно всі функції інструменту.
Як користуватися Trello
Давайте розберемо, як почати використовувати платформу: створити дошку, списки, вписати в картку перші завдання та налаштувати процес під свої потреби. Якщо не заглиблюватися в корпоративні механіки та додаткові функції, навчитися працювати з інструментом нескладно. А для особистого використання взагалі достатньо знати мінімум.
Створюємо дошку
Відкриваємо програму Trello у браузері і або створюємо обліковий запис, або входимо через обліковий запис Google.
Щоб створити першу дошку, необхідно на верхній панелі Trello знайти кнопку “Створити” та натиснути на поле з написом “Створити дошку”. Далі даємо назву дошці, вибираємо колір фону або готову картинку, яку можна буде змінити будь-якої миті.
Тепер нова дошка відображається у вашому робочому просторі Trello, де будуть будь-які інші дошки, які ви створите у межах конкретного простору.
Якщо ви створюєте робочий простір не тільки для себе, а, наприклад, також для членів вашої команди відділу продажів, ви можете додати учасників, надіславши їм запрошення на пошту або поділившись посиланням.
Для цього відкрийте дошку, на яку хочете запросити учасників, та у верхній її частині натисніть кнопку «Запросити». Введіть адресу електронної пошти або ім’я користувача, якщо людина вже використовує Trello. У цьому вікні можна також згенерувати загальнодоступне посилання для відправки будь-кому, щоб люди самі приєднувалися до дошки.
Створюємо списки
Списки допомагають привласнити майбутній задачі певний статус. Наприклад, у вас може бути чотири списки: «Нове завдання», «Роблю», «Зупинив» та «Зроблено», або будь-що ще — відштовхуйтеся від своїх переваг і завдань.
Щоб створити список, відкрийте дошку, на якій ви хочете створити. Праворуч від існуючих колонок натисніть «Додати ще одну колонку» → надайте своєму списку ім’я → натисніть кнопку «Додати список». Перейменовуйте, видаляйте та архівуйте списки шляхом натискання на три точки праворуч кожної колонки.
Створюємо картки
Переходимо до додавання карток завдань. У карток великий функціонал, тому пробіжимося спочатку найпростіше.
У нижній частині списку натисніть «Додати картку» → введіть назву картки → натисніть кнопку «Додати картку» → Готово.
Усередині самої картки можна додати опис завдання, прикріпити файли, додати учасника, виставити дедлайн, розбити завдання на підзавдання за допомогою чек-листа та багато чого ще.
- Щоб закріпити завдання за кимось конкретним, знайдіть у картці кнопку «Учасники» та оберіть того, хто вже приєднався до вашої дошки. Тепер його іконка завжди висітиме на картці та показуватиме всім учасникам, що він відповідальний за це завдання.
- Щоб виставити дату початку та закінчення завдання у картці, натисніть кнопку «Дати» та поставте необхідні параметри. Дата та час синхронізуються з часовим поясом на вашому комп’ютері. Якщо дедлайн підходитиме до кінця, біля картки з’явиться жовтий дзвіночок, а коли час вийде, дзвіночок змінить свій колір на червоний.
- Щоб додати до завдань розпізнавальні знаки, які «розбиватимуть» їх на підкатегорії, додайте позначки. Мітки відображаються як усередині, так і зовні картки у вигляді кольорової смужки з текстом або без. Якщо ви ведете багато різних проектів, ви можете розбити кожен проект або види завдань на сегменти, а позначки допоможуть вам не заплутатися. Клацніть значок редагування поряд із позначкою, щоб додати заголовок та позначити, що означає конкретний колір. Наприклад, червона мітка – «Саморорозвиток», а жовта – «Робочий проект».
- Щоб додати вкладення, натисніть іконку у вигляді скріпки. Ви можете додати файл з комп’ютера, з гугл диска, дропбокса або додати посилання на необхідне джерело.
- За допомогою кнопки «Чек-лист» ви зможете створити список дрібніших завдань усередині одного великого завдання. Так буде набагато зручніше працювати над якимось великим завданням.
Додаткові фішки
Використовуйте гарячі клавіші: вони допоможуть спростити навігацію в Trello. Їх можна знайти у правому верхньому кутку дошки, клацнувши на іконку з вашими ініціалами.
У Трелло існує величезна кількість шаблонів дощок: вам необов’язково щоразу винаходити велосипед – достатньо знайти відповідний шаблон та адаптувати його під свої завдання.
Для того щоб використовувати шаблон, потрібно на першому екрані натиснути на кнопку шаблони і далі вибрати потрібний з тих, які там представлені. Коли ви визначилися з вибором, просто натискаємо додати шаблон, і у вас з’явиться нова дошка з цим шаблоном, яку можна налаштовувати під себе, як вам зручно.
Розробте власну систему міток. Дайте їм назви та продумайте структуру, яка допоможе при необхідності фільтрувати ваші завдання за терміновістю, важливістю, тематикою, учасниками або будь-яким іншим принципом.
Використовуйте функцію передплати, щоб дізнатися про всі важливі зміни. Для цього відкрийте потрібну картку та натисніть «Підписатися». Тепер Trello повідомить вас, коли хтось додасть коментар, перемістить або надішле завдання до архіву. Ви можете змінити частоту повідомлень в налаштуваннях: для цього клацніть на іконку зі своїми ініціалами (у правому верхньому куті дошки), виберіть «Налаштування», потім ще раз «Налаштування» і нижче під «Сповіщення» ви побачите те, що вам потрібно.
Trello підтримує інтеграції з сотнею сторонніх додатків та сервісів, таких як: Google Диск, Oneribe, GitHub, Slack, Jira та багатьма іншими.
Якщо ви маєте багато однотипних карток, ви можете створити шаблон. Створіть картку і опишіть своє завдання, створіть чек-лист або будь-що. Виберіть у меню картки «Створити шаблон» — на ній з’явиться спеціальна позначка. Тепер у полі додавання нової картки знизу з’явиться окрема кнопка Створити за шаблоном.
Ще Trello завжди можна використовувати як приклад висококонверсійної home page, щоб взяти звідти ідеї та зробити ваш лендінг ефективним.
Висновок
Сила Trello – у гнучкості. Ви можете використовувати інструмент як звичайний планувальник завдань або зробити з нього зручний робочий простір. Функціонал у сервісу дуже великий, але не вибагливий. Вам необов’язково знати про існування якихось особливих функцій, щоб комфортно працювати.
З часом ви можете освоїти додаткові інтеграції, придбати платний тариф і поліпшити робочий простір всередині Trello. А можна просто використовувати сервіс як зручний таск-трекер і ні про що не переживати.