Контроль роботи співробітників: види , методи , помилки

Складно судити про ефективність функціонування компанії, якщо облік та контроль роботи працівників не здійснюється належним чином. Серед усіх управлінських функцій, ця, мабуть, одна з найважливіших, що набирають чинності з моменту, коли остаточно сформульовані цілі та завдання підприємства.

Необхідність контролю цілком зрозуміла: його відсутність призводить до хаосу та анархії, а за такої «організації» досягти злагодженої роботи і хоч якогось успіху просто нереально. Також вміння вчасно виявити та виправити свої помилки, як ніщо інше, сприяє досягненню поставлених цілей.

Для чого потрібен контроль роботи співробітників

Практично всі керівники розуміють, що контроль персоналу та бізнес-процесів необхідна умова успішної діяльності, але кожен вибирає свої методи моніторингу. Хтось вважає, що показником роботи є результат, тому й контролювати треба лише його. Деякі контролюють всі етапи реалізації завдань. Трапляються й такі керівники, які контроль роботи співробітників сприймають як шпигунство і переслідують лише одну мету: виявити порушника.

“Шпигунство” – гірше, що може використовувати керівник. Така поведінка начальника служить антимотивацією співробітників і точно не сприяють поліпшенню якості роботи.

Залишається розібратися, то що краще контролювати: результат чи процес? Ідеальне рішення – це комплексний підхід до контролю роботи співробітників, оскільки саме така організація контролю є найефективнішою.

Нерідко підлеглі говорять про марність здійснення контролю, і їх можна зрозуміти: якщо їхню роботу контролюють, то вирішувати особисті проблеми в робочий час вони вже не можуть. Опір підлеглих зрозумілий, але коли так само думають керівники – це принаймні дивно. Адже головний функціональний обов’язок менеджера – це здійснення контролю.

Контролю підлягають всі етапи роботи, що впливають вирішення завдань підприємства. Погодьтеся, далеко не всі співробітники є ініціативними та сумлінними, деякі просто не можуть обійтися без «чуйного керівництва». Крім цього, контроль роботи працівників має здійснюватися на всіх етапах зростання організації. Якщо компанія має складну ієрархію, то не можна бути впевненим, що процеси, що здійснюються на нижньому рівні ієрархічних сходів, здійснюються так, як їх замислили нагорі.

Для ведення контролю можна використовувати такі способи:

1. Виявлення працівників, які недбало ставляться до своїх обов’язків. Це допоможе дізнатися, чим займаються ваші підлеглі в робочий час: які відвідують сайти, як часто відлучаються на перекур або для вирішення особистих проблем. Одним словом, ви точно знатимете: хто працює сумлінно, а хто просто відбуває час.
2. Підвищення дисципліни працівників. Контролюючи дисципліну, ви побачите, хто і коли приступає до роботи, скільки її закінчує. Інакше кажучи, ви виявите тих, хто керується принципом: “прийду пізніше – піду раніше”.
3. Визначення кількості марно витраченого часу. Якщо ви знатимете, скільки часу співробітники фактично витрачають на виконання своїх функціональних обов’язків, то ви зможете позбавитися певних витрат, пов’язаних з безцільним проведенням часу.

Види контролю роботи співробітників

Контроль результату роботи

Даному виду характерна лише одна точка контролю: момент досягнення мети. Вся робота виконується працівником самостійно.

Контроль результату має як великі переваги, і серйозні ризики.

Переваги:

• Керівник заощаджує свій час;
• Співробітники розвивають самостійність та почуття відповідальності;
• Хороша мотивація для персоналу (якщо люди готові до такого виду контролю).

Ризики:

• Якщо немає чіткого формулювання завдання або співробітник його неправильно зрозумів, то не буде очікуваного результату.
  Наприклад, керівник ставить завдання: “залучити клієнтів компанії N”. Співробітник витрачає багато часу, сил і нервів, виконуючи поставлене завдання, значно розширив клієнтську базу. Але… клієнти виявилися нерентабельними. Як результат, прибуток компанії буде набагато нижчим, ніж планувалося і хотілося.
• Завдання може бути виконана не в тому обсязі чи якості. Ризик пов’язаний з тим, що співробітник може не мати достатніх професійних навичок, мати слабку мотивацію або, просто, виявитися недисциплінованим і несамостійним людинам.

Підсумовуючи, по суті організація та контроль роботи співробітників залежить від специфіки реалізованих завдань. Контроль результату роботи добре підходить при вирішенні завдань, що вимагають небагато часу для повної реалізації. Використовуючи даний вид контролю, варто звернути увагу на професійні та особисті якості співробітника: він повинен бути зацікавлений в результаті, відповідальний, ініціативний і самостійний. Працівник не повинен боятися звернутися до керівництва за порадою, якщо у нього виникли якісь питання або йому потрібні були додаткові дані.

Контроль попередньо зробленої роботи

Контроль результату роботи буде пов’язаний з меншими ризиками, якщо на шляху досягнення мети проводитиметься попередній контроль. Практичний досвід свідчить, що контроль попередньо зробленої роботи краще проводити на завершальному етапі виконання (наприклад, коли залишилося виконати третину). Таким чином, 2/3 всього шляху працівник проходить самостійно.

Звичайно, що такий контроль роботи співробітників можна застосувати не завжди. Наприклад, навряд чи хтось будуватиме 2/3 будинки, щоб (якщо щось не сподобається) потім його розбудовувати. Але, як правило, він себе виправдовує.

Як переваги можна назвати ті ж, які властиві контролю результату роботи: співробітник має всі можливості показати свої здібності, а керівник може показати свою довіру та привчити працівника самостійно справлятися з вирішенням виробничих завдань.

Цей вид контролю має деякі недоліки, але їх менше, ніж у попередньому. Керівнику треба більше часу для контролю, але вчасно помічену помилку виправити набагато легше.

Отже, контроль попередньо зробленої роботи доцільно використовувати під час вирішення короткострокових, вже знайомих завдань, які допускають коригування.

При виборі цього контролю треба орієнтуватися не так, яке завдання потрібно реалізувати, але в те, хто це робитиме, тобто. на виконавця.

Контроль етапів роботи

Даний вид контролю можна використовувати тільки в тому випадку, якщо завдання, що виконуються, діляться на етапи. Після закінчення кожного етапу проводиться контроль роботи співробітників.

Контролювати етапи роботи доцільно у таких випадках:

1. Розв’язанням завдання займається кваліфікований співробітник, який має великий досвід роботи, ініціативний та самостійний, але він має виконувати щось абсолютно нове, важливе та тривале. Застосування цього виду контролю може звести ризик невиконання до мінімуму.
2. Рішенням простої та нетривалої задачі займається співробітник, професіоналізм або особисті якості якого викликають сумніви або деякі побоювання (наприклад, співробітник орієнтований не на результат, а на процес, не досить уважний або потребує постійної підтримки). Застосування цього контролю сприяє своєчасному виявленню проблемних зон, але це, своєю чергою, дозволяє вчасно внести необхідні корективи.

Контроль, здійснюваний періодично

Даний вид контролю передбачає, що контроль якості роботи працівників проводиться у встановлений час, тобто після певного періоду. Наприклад, щодня о 10.00, щопонеділка о 9.00, в останній день місяця тощо.

Істотною перевагою періодично здійснюваного контролю є те, що і перевіряється, і перевіряє знають точний час, коли буде проходити процедура контролю. Проте, мінусів у цьому більше, ніж плюсів: контроль проводитися досить часто, а це, своєю чергою, спричиняє зайву витрату часу (причому з обох боків).

Контроль, здійснюваний періодично, набуває вигляду обов’язкової процедури, отже, він стає звичайним і може демотивувати працівників. Щоб уникнути такої реакції, даний вид контролю краще використовувати не для перевірки результату, а для підтримки робочого стану, перевірки поточного стану справ (тобто контролювати виконання нерозділених на конкретні етапи завдань).

Розглянемо приклад. Керівникам відділу продажів, для прийняття рішень та підтримки рівня продажів, необхідно знати: як зараз справи з клієнтами, норму відвідувань клієнтів та обсяги продажів за поточний період. Отже, здійснення періодичного контролю – це необхідна процедура, яка може проводитись у вигляді, наприклад, щотижневих планерок з усіма працівниками.

Існують інші випадки, коли доцільно проведення періодичного контролю. Наприклад, розв’язання нових складних завдань або завдань, з високим рівнем ризику та безліччю невідомих параметрів. у цьому випадку ситуацію не можна «випускати з-під контролю», оскільки вона може постійно змінюватися.

Розглянемо приклад. Для того щоб компанія могла зберегти свою частку на ринку, їй необхідно залучити ключових клієнтів компанії-конкурентів. За виконання завдання беруться найкращі фахівці, які усвідомлюють ступінь важливості поставленого завдання. Природно, що періодичний контроль нічого очікувати демотувати їхню діяльність, оскільки зустрічі з керівництвом їм потрібні обговорення стану справ та планування подальших дій.

Періодичний контроль роботи працівників можна застосовувати і тоді, коли необхідно встановити, чому співробітник не справляється з простими завданнями та прийняти відповідне рішення: навчити його, перевести на інше місце або звільнити.

Контроль довільно вибраних точок (вибірковий)

На відміну від інших видів контролю, в даному випадку ніхто з працівників не знає, коли керівництво вирішить здійснити контроль роботи працівників, але знають, що він буде.

Час для проведення контролю обирає начальник, перевіряючи непідготовлений результат, тому вважається найбільш підходящим осіб, здійснюють керівництво.

Даний вид контролю має дуже багато негативних моментів: більшість співробітників відчувають стрес, знижується мотивація, у колективі формується атмосфера настороженості та недовіри, можлива необ’єктивна оцінка діяльності.

Вибірковий контроль роботи працівників доцільно проводити у таких випадках:

1. Якщо перевіряється дотримання технологій та стандартів. І тут, довільно обрані точки – неодмінна умова. Наприклад, під час перевірки правильності викладання товару в магазині (у марчендайзингу), якості медичних препаратів (у виробництві ліків). Контролюючи довільно вибрані точки, необхідно дотриматися однієї важливої ​​умови: перевіряється робота всіх співробітників – це запобіжить зниження мотивації.
2. Якщо працівник регулярно порушує трудову дисципліну, виявив себе безвідповідальним працівником чи може працювати лише «під чуйним керівництвом».
3. Якщо діяльність ґрунтується на принципі «наставництва» (коучингу). Наприклад, коуч (керівник-наставник) може запропонувати співробітнику продовжити роботу самостійно, щоб потім продовжити разом.

Як організувати контроль роботи працівників залежно від специфіки їх роботи

Контроль роботи працівників повинен здійснюватися не тільки щодо результатів, але й щодо самого процесу – це правильний шлях ефективного управління досягненнями. Але значимість кожного виду контролю визначається тим, чиїми досягненнями хочемо управляти. Керуючись цією умовою, весь персонал управління можна поділити на 3 групи:

1. Співробітники, які виконують регламентовану роботу.

До цієї групи можна віднести працівників, яку основну частину свого часу присвячують рішенню типових бізнес-завдань (зазвичай вони працюють за комп’ютером). Насамперед, йдеться про співробітників кол-центрів, офісних працівників (бухгалтери, економісти, операційні і т.д.), про редакторів тощо.

Щоб керувати досягненнями цієї категорії персоналу, треба здійснювати контроль роботи співробітників за комп’ютером, перевіряючи сам бізнес-процес, його грамотне виконання, оскільки саме дотримання регламенту є показником результативності.

2. Співробітники, які виконують нерегламентовану роботу.

До цієї групи можна віднести співробітників, які основний час витрачають вирішення типових (некреативних) завдань. Це можуть бути, наприклад, працівники IT- та HR-відділів, які використовують та не використовують комп’ютер.

Щоб керувати досягненнями даної категорії персоналу, треба перевіряти результат, оскільки він має ключове значення задля досягнення мети. Співробітник має право самостійно вибрати тактику вирішення поставленого завдання. Звичайно, не варто «пускати на самоплив» процес виконання, але це не має бути першорядним завданням контролю, оскільки він призначений для діагностики невдач та виявлення best practices (успішних практик).

3. Співробітники виконують творчу роботу.

До цієї групи належать «креативники». Насамперед йдеться про керівників середнього (і вищого) рівня, про дизайнерів, розробників, проектувальників тощо.

Здійснювати контроль роботи співробітників цієї групи досить складно, тому що, в даному випадку, не варто «брати під нагляд» процес і неможливо дати однозначну оцінку результату. Все більшої популярності набуває думка, що управління досягненнями співробітників, які виконують творчу роботу, – це справжнє мистецтво, а не наука.

За допомогою яких методів проводиться контроль роботи співробітників

Метод 1. Проведення планування

Нерідко керівники притримуються думки, що планування – це марне витрачання часу так як кожне наступне аналогічне попередньому (теми для обговорення залишаються незмінними). Начебто логічно. Проте, співробітникам необхідна мотивація, вони мають бачити динаміку реалізації завдань і, звичайно, необхідно перевірити проконтролювати, як ці завдання вирішуються. Причому йдеться не лише про вже вирішені завдання, а й про ті, що перебувають у процесі виконання або лише плануються.

Метод 2. Впровадження таємного покупця

Використання цього методу дозволяє виявити безліч «цікавих фактів». Наприклад, визначити, наскільки якісно працівники виконують свою роботу.

Щоб контроль роботи співробітників за допомогою даного методу був ефективним, таємний покупець повинен мати правдоподібну легенду і записувати все на диктофон. Причому він має пройти всі етапи угоди, тобто завершити її.

Метод 3. Встановлення нормативів (KPI)

Цей метод можна прирівняти до автоматичного контролю за якістю виконання своїх обов’язків будь-яким співробітником. Суть методу в наступному: для працівника встановлюються певні нормативи або KPI, які будуть визначальними (їх треба досягти або, навпаки, їх перебільшення неприпустимо).

Наприклад, KPI продавців може у кількості контактів із потенційними покупцями, а нормативом фахівця, котрий займається тендером, це можливо обмеження часу на добір позицій (протягом п’яти годин підібрати щонайменше десяти позицій товарів). Це дає співробітникам можливість чітко розуміти порядок та обсяги своєї роботи. Вам потрібно організувати додатковий контроль роботи співробітників.

Метод 4. Дошка мотивацій

На цій дошці розміщується інформація щодо нормативів, плану реалізації або KPI.

Дані на дошці мотивацій оновлюються щодня або протягом робочого дня, показуючи відомості про завдання, реалізовані певним відділом або конкретним співробітником, тобто відображає діяльність у процесі здійснення. Інформація має бути доступна для ознайомлення всім працівникам фірми (від керівників до простих працівників). Дошку мотивацій можна розмістити як на офісному стенді, так і комп’ютерах співробітників.

Метод 5. GPS-спостереження

Метод може застосовуватися до постійно «подорожуючих» співробітників, наприклад, для контролю торговельних представників.В даному випадку, у вас з’являється можливість бути в курсі всіх пересувань і розташування працівника, завдяки використанню GPS в автомобілі або планшеті, який завжди повинен бути при співробітнику. Наприклад, компанії, що займаються вантажоперевезеннями, використовують must have, це дозволяє здійснювати не просто контроль часу роботи співробітника, а й контроль витрати паливно-мастильних матеріалів, палива тощо.

Якщо цей метод застосувати до менеджерів, ви будете бачити реальну картину його пересувань (наприклад, був він у клієнта або займався вирішенням особистих проблем).

Що являє собою система контролю роботи співробітників

Контроль роботи співробітників

це особлива система, що включає, в тому числі, комплекс заходів, що сприяють фіксуванню дій персоналу, що працює за ПК: захищає конфіденційну інформацію компанії від її поширення «третім особам» та встановлює ефективність роботи конкретного співробітника.

Сьогодні найбільш популярними є 3 методи контролю, що відображають дії співробітника протягом робочого дня і, водночас, не вторгаються в особистий простір людини. До таких методів належать: встановлення відеоспостереження, встановлення програм-шпигунів на ПК та встановлення програм обліку робочого часу.

Вищеназвані методи дозволяють здійснювати контроль роботи працівників, дотримуючись приватності. Перед тим, як вибрати метод, що підходить саме для вашої компанії, треба мати чітке уявлення: які завдання будуть вирішувати ваші співробітники протягом робочого дня.

Установка відеоспостереження – гарне рішення для фірм, співробітники якої не сидять на одному місці (наприклад, сфера громадського харчування) або компаній, що займаються фінансовою діяльністю. Зроблені протягом робочого дня записи дадуть повну картину зайнятості персоналу: хто робив, відлучався чи ні, як довго був відсутній тощо.

Установка програм-шпигунів або програм обліку робочого часу – метод, що найбільше підходить для фірм, співробітники яких працюють в офісі за ПК. Цим працівникам не треба кудись відлучатися, щоб вирішити виробничі завдання.

Порівнявши дані щодо використання обох програм, ми дійшли висновку, що ефективність «шпигуна», все-таки нижче, ніж програми обліку. Дані, які надають шпигунські програми, можуть бути настільки плутаними, що для їхнього «прочитання» знадобиться чимало часу та сил, що зведе до нуля всі старання (контролювати так нерентабельно і безглуздо).

Роботодавці віддають перевагу програмі обліку робочого часу, оскільки вона видає інформацію, відсортовану за категоріями. При її установці співробітники не відчувають жодного дискомфорту, вони можуть вільно використовувати свій ПК, просто система фіксує час його роботи і відвідувані протягом дня ресурси.

Правильно підібрана система надає керівнику можливість знати про всі дії підлеглих. Іноді, для підвищення ефективності контролю використовують два методи, додаючи відеоспостереження або комбінуючи їх. Який би метод ви не вибрали – це, всього лише, інструмент, який використовується грамотним керівником для поліпшення роботи компанії та процвітання бізнесу.

Як підібрати відповідну програму контролю роботи співробітників

Сучасна економічна ситуація диктує свої умови. Більшість керівників змушені замислюватися про зниження витрат та працювати над підвищенням ефективності своїх підприємств. Допомогти підвищити якість роботи співробітників можуть спеціалізовані інструменти, що пропонуються в мережі. Кожен інструмент має свої цілі контролю, залежно від яких відбувається їх умовний поділ на групи:

Інструменти, що підвищують ефективність роботи офісних працівників

Багато хто прагне створити в офісних приміщеннях максимально комфортні умови, а це може призвести до того, що співробітники, відчуваючи безмірну турботу керівництва, починають розслаблятися що не може не позначитися на продуктивності праці. Звичайно, вона знижується. Щоб цього не сталося, можна використати декілька сервісів.

• «Бос-Контроль»

Хмарний сервіс «Бос-Контроль» включає термінали перевірки доступу та сервіс обробки інформації. Співробітники, використовуючи термінал, розміщений на стіні, фіксують свій вхід, а потім входить у роботу система, складаючи звіт відвідуваності. Сервіс чудово здійснює контроль роботи співробітників, тому що менеджер відразу помітить: хто приступив до роботи не вчасно, хто часто відлучається без поважних причин тощо. Як правило, це стимулює працівників більше часу присвячувати виконанню своїх обов’язків.

• Pay Punch

Pay Punch – біометрична система, націлена на облік відпрацьованого часу співробітників, фіксуючи їх відвідуваність. Принцип дії аналогічний Босс-Контролю: на вході встановлюється прилад, а співробітники, прикладаючи до нього руку або палець, відзначають свій прихід-догляд. Це дозволяє точно встановити кількість відпрацьованого часу, що дуже важливо на підприємствах з погодинною оплатою праці.

Таким чином, керівництво здійснює контроль за приходом працівників на роботу і фіксує час, витрачений на вирішення виробничих завдань. Цими даними може користуватися і бухгалтерія. Перевага системи в тому, що біометричну систему не можна обдурити: прикласти «чужий палець» просто неможливо (на відміну від картки).

• CrocoTime

Звичайно, присутність на робочому місці не може бути показником ефективності вирішення поставлених завдань. Кожен із співробітників може створювати видимість роботи, але керуватися принципом: «що б таке зробити, щоб нічого не робити?». Таким чином, перебуваючи на робочому місці, співробітник може відвідувати, наприклад, сторінки соцмереж або інші ресурси, які не мають жодного відношення до роботи. Через таке ставлення до своїх обов’язків компанія може зазнати дуже серйозних збитків, а в масштабах економіки країни річні втрати становлять не один мільярд рублів.

CrocoTime – це сервіс, що сприяє здійсненню контролю роботи співробітників, за його допомогою можна встановити обсяг часу, який працівник витратив на вирішення виробничих завдань та “на розваги”. CrocoTime збирає дані та розраховує ККД кожного співробітника. Завдяки цим звітам керівники фірми бачать зайнятість та корисність кожного підлеглого.

• Disciplina.ru

Disciplina.ru – сервіс, націлений не тільки на збір даних про відвідувані ресурси і використовувані програми, але і контролює дотримання трудового режиму (включаючи переробки).

Система формує звіти, на підставі яких можна зробити висновки про роботу кожного, окремо взятого співробітника: які завдання вирішуються довше за належне, в який проміжок часу робота йде інтенсивніше, а в який момент темп знижується. Ці дані можуть допомогти у оптимізації виробничих процесів.

Інструменти, що підвищують ефективність роботи мобільних працівників

Здійснювати контроль роботи співробітників, які працюють «на виїзді», набагато складніше, тому що вони не завжди знаходяться в полі зору керівництва (на відміну від офісних працівників). Як, наприклад, проконтролювати збирача меблів чи монтажника обладнання?

Як правило, працівникам цих категорій надається більше свободи, а це спричиняє певні проблеми (наприклад, неякісне виконання обов’язків).

Західні бізнесмени практикують спеціалізовані інструменти (field management software), що дозволяють контролювати мобільних працівників.

• Planado.ru

Planado.ru – це сервіс, націлений на контроль співробітників та стандартизацію робіт.

Це можна зробити, наприклад, створивши чек-листи (контрольні списки) та розмістивши їх у мобільному додатку кожного працівника. Чек-лист може містити докладну інформацію про замовлення та покрокову інструкцію до її виконання. Це запобігає низькій якості обслуговування клієнтів та прояву зайвої самостійності при виконанні однотипної роботи (саме такі завдання зазвичай виконують мобільні співробітники). Також, цей спосіб дуже допомагає адаптації новачків: дотримуючись конкретних вказівок, вони більше захищені від ризику невдачі та швидше втягуються у процес.

Далі контроль роботи співробітників перетворюється на стадію «звіту про виконану роботу» (зазвичай використовується фотозвіт). На фотографіях, відправлених керівництву, має бути видно якість виконаної роботи (встановлене обладнання, зібрані меблі тощо). Це дозволить керівникам побачити кінцевий результат і, при необхідності, вказати на недоліки та дати інструкції щодо виправлення помилок. Planado.ru інтегрований з «Яндекс.Карта», що дозволяє контролювати переміщення працівників та вплинути на їхню мобільність за наявності пробок, а це, у свою чергу, сприяє збільшенню кількості виконаних протягом дня замовлень.

• Мобіфорс

Мобіфорс – це сервіс, призначений для контролю мобільних співробітників. Інструмент працює на основі «1С:Підприємство 8», сприяючи оперативному розподілу виробничих завдань між співробітниками, що працюють на виїзді, контролюючи їх пересування та етапи вирішення завдань. Крім цього, використання інструменту дозволяє зробити зв’язок «керівник – підлеглий» оперативнішим.

Система збирає інформацію про виконану роботу, формує звіти, використовуючи понад 30 метрик.

• Task24

Task24 – це сервіс дуже полегшує роботу мобільних співробітників. Він є своєрідною біржею замовлень, які має компанія. Співробітники, увійшовши до системи, вибирають найбільш підходящі замовлення (звичайно, виконавця може призначити і керівник). Коли замовлення обрано, виконавець може ознайомитись із конкретними завданнями. Під час роботи майстер вносить у систему дані про свої трудовитрати.

Принцип роботи Task24 аналогічний вищеописаним сервісам: вона відстежує місцезнаходження мобільних працівників, обробляє інформацію та формує звіти. Надані дані може використовувати як керівник, здійснюючи контроль роботи працівників, і бухгалтерія, нараховуючи заробітну плату. Крім цього, в системі реалізований API, що дозволяє завантажувати інформацію в 1С та інтегрувати із софтом працівників офісу.

Контроль співробітників, що працюють віддалено

Однією з головних проблем компаній, що працюють з віддаленими співробітниками, є здійснення контролю за роботою. Щоб підвищити ефективність роботи фрілансерів, особистих помічників та інших співробітників, можна використовувати спеціалізований сервіс, наприклад JoDo.Im.

• Im

Цей сервіс відрізняється своєю простотою і в дизайні, і у використанні. З його допомогою можна впорядкувати інформацію про роботу з усіма фахівцями, які працюють віддалено. Замовник (або начальник) спілкується з виконавцем у Jabber-чаті, де використовуючи певні команди, ставить перед працівником конкретні завдання. Зручність у тому, що це завдання заносяться у основу і можливість їх зникнення майже виключена.

Таке збереження дозволяє відновлювати весь ланцюжок підзадач та завдань. Причому система сама здійснює контроль роботи віддалених співробітників і не пропустить інформацію про виконання, якщо не виконано хоча б одне підзавдання.

Контроль виконання плану

Сьогодні пропонується багато систем, що допомагають керувати проектами та отримувати достовірну інформацію про ефективність (а не просто відпрацьований час) роботи кожного співробітника.

• Pyrus

Pyrus – це сервіс, що допомагає у своєчасній реалізації проекту. Нерідко проблеми, що виникають, призводять до того, що закінчити проект у встановлені терміни стає неможливо, а це загрожує різними негативними наслідками.

Використання сервісу допомагає виявити співробітників, що «відстають». Таким чином, керівник не просто здійснює контроль роботи співробітників, а й має можливість відстежити завдання та вчасно вжити заходів для налагодження бізнес-процесів.

Чому виникає і до чого призводить надмірний контроль роботи співробітників

Існує думка, що тотальний контроль сприяє ефективній роботі. Але всеосяжний контроль не завжди виправданий і дає позитивний результат. Він має негативні сторони:

1. Знижується мотивація співробітників. Чи варто прагнути якісного виконання завдання, якщо начальник все одно перевірятиме і, якщо треба, виправить? Результат вирішено наперед: знижується якість роботи, співробітник не прагне саморозвитку, настає професійна деградація.
2. Знижується мотивація керівника. Контроль роботи співробітників та виправлення недоліків займає багато часу, виконувати основні свої завдання просто ніколи. Результат очевидний: знижується якість роботи, губляться навички управління, настає професійна деградація.
3. Знижується ефективність роботи і структурних підрозділів та компанії. Керівник основну увагу приділяє контролю, а чи не спрямовує зусилля в розвитку підприємства. Співробітники, у свою чергу, багато часу витрачають на участь у контрольних заходах, замість того, щоб працювати над підвищенням результативності.

Звичайно, це далеко не всі неприємні моменти, які можуть виникнути через те, що контроль роботи співробітників поставлений на дуже високий рівень. Це може призвести до плинності кадрів і погіршення виробничих процесів фірми.

Надлишковий контроль може виникнути, якщо:

Співробітники порушують договір

У цьому випадку цілком логічно почати з розуміння причини порушення договору. Як правило, вся вина лягатиме на недбайливих працівників, але далеко не всі звертають увагу на такі фактори:

Керівник порушує договір

Досить часто співробітники дозволяють собі порушити умови договору рівно настільки, наскільки це дозволяє собі їх начальник. Природно, що йдеться тільки про сумлінних і відповідальних працівників, а не про тих, хто просто відлинює від роботи.

Звісно, ​​керівник – «пофігіст» рано чи пізно побачить своє «відбиття» у підлеглих.

Низька корпоративна культура щодо виконання домовленостей

Звичайно, корпоративна культура має велике значення для формування мікроклімату компанії. Якщо з цим питанням все гаразд, то співробітник зобов’язаний попередити, що якусь домовленість він не може виконати. Так у вас? Які методи впливу використовуються стосовно порушників?

Провокується саботаж

Тоді треба діяти строго за планом:

• виявіть «антилідерів» та «провокаторів»;
• направте співробітника на «шлях істинний» та поясніть, чим може закінчитися відхилення від «наміченого курсу»;
• немає позитивної динаміки? Отже, треба розлучитися.

Співробітники мають низький кваліфікаційний рівень

Недостатньо кваліфіковані співробітники – це ще одна причина, через яку може виникнути надмірний контроль. Звичайно, студенти та новоприйняті співробітники вимагають «особливо трепетного відношення». Не додивилися – отримайте багато «сюрпризів».

Нерідко керівники роблять типову помилку – приймають працювати фахівців із низьким рівнем професіоналізму і намагаються його компенсувати, посилюючи контроль роботи співробітників. Чи правильно це? Можливо, якщо не брати до уваги час, який керівник витрачатиме не на розвиток бізнесу, а на «чуйне керівництво». Мабуть, дешевше найняти професіоналів.

Вирішити проблему можна такими способами:

• навчити непрофесіонала;
• перевести на посаду, що відповідає кваліфікації працівника;
• звільнити.

Іноді виходом із цієї ситуації може стати побудова технології розв’язання задачі таким чином, щоб її розв’язання стало посильним для непрофесіонала.

Недостатньо компетентний керівник

Якщо керівник не дуже компетентний у питаннях планування та делегування, йому залишається здійснення контролю, як правило, надлишкового.

Основною ознакою надлишкового контролю є встановлення контролю контролюючих.

Такий підхід може бути виправданий лише у тому випадку, коли керівник хоче швидко розвинути управлінські компетенції у питаннях планування та делегування. Якщо керівник має іншу мету, то надлишковий контроль – це зайві проблеми та шкода компанії.

Чи можна виявити таких начальників? Звичайно. Якщо на повідомлення про якусь проблему ви чуєте: «Я не можу все тримати під контролем!» – це він.

Шляхів вирішення цієї проблеми не так вже й багато. Дійте так само, як дієте з недостатньо кваліфікованими підлеглими: навчіть працювати або розлучіться.

У працівників погано організоване планування

Керівник повинен навчити своїх підлеглих правильно використовувати усі необхідні технології, включаючи планування, а не лише контролювати роботу працівників. Деякі керівники використовують принцип: «Мені однаково – як, головне – результат». Але за такого підходу результат, зазвичай, залишає бажати кращого.

Керівнику необхідно розробити та впровадити загальні технології планування, які відповідатимуть типу виконуваних робіт (не можливі ідентичні технології для співробітників офісу та робітників у виробничих цехах).

Якщо є така можливість, то у розробці технології планування можна задіяти деяких працівників. І тут необхідно суворе виконання домовленостей (ніякої самодіяльності!).

Керівник абсолютно не довіряє підлеглим

Така ситуація може виникнути у кількох випадках

• співробітники порушують домовленість;
• керівник недостатньо компетентний у питаннях управління.

Ці випадки ми вже розглянули. Але не можна виключати і такий варіант, коли керівник вважає себе «центром Всесвіту», а підлеглих безглуздими, спритними ледарями. І це дійсно проблема, тому що з часом співробітники можуть такими стати.

Нічого містичного: сприйняття керівника відбивається на підлеглих. Ніхто не довірить відповідальну серйозну роботу безглуздому ледарю, а регулярно вирішуючи примітивні завдання, просто неможливо підвищувати професійний рівень. Вийшло «замкнене коло».

Типові помилки контролю роботи співробітників

Контроль, як і будь-яка інша добра справа, може супроводжуватися помилками, які призведуть до негативного результату. Існує кілька “класичних” помилок організації контролю. Отже,

Помилка 1. Контроль процесу, суть якого не ясна

Природно, складно контролювати те, що є «загадкою». Наприклад, контролювати технологічний процес повинен менеджер інженерної спеціальності, а не менеджер з кадрів.

Помилка 2. Контроль, зосереджений на помилках

Якщо співробітнику регулярно вказувати лише з його помилки, він просто не витримає і втече. Контроль роботи працівників повинен мати системний характер, але не повинен стати тотальним. Не варто проводити його раніше за встановлений термін і, головне, не забудьте похвалити підлеглого за виявлений креатив.

Помилка 3. Неявний контроль, що виявляється при порушеннях

Якщо ви не хочете відкрити контроль роботи співробітників, то доводьте це до логічного завершення, а не вискакуйте при першому ж порушенні як «чорт з табакерки». Співробітник, який знатиме, що за ним постійно стежать, не зможе нормально працювати. До того ж у колективу сформується не дуже сприятлива думка про такого начальника.

Прихований контроль роботи працівників доречний лише тоді, коли ви хочете використати його результати на добру справу, наприклад, мотивувати працівників, що відстають.

Помилка 4. Контроль проводиться формально

Загроза «Я все перевірю!», яка не приведена до виконання, не може бути ефективним стимулом до дії. Немає чітких вимог та дій – немає результату роботи.